Indsamlingsprocedure

Samlingens personale håndterer muligvis et enormt antal forfaldne fakturaer. I så fald har indsamlingschefen brug for en procedure til at håndtere kunder på en standardiseret måde for at løse betalingsproblemer. Den detaljerede indsamlingsprocedure er angivet nedenfor. Processflowet, der er angivet her, repræsenterer kun generelt stadierne i interaktion med en kunde. Disse trin kan blandes, suppleres eller elimineres afhængigt af betalingsstatus for hver faktura. Trinene er:

  1. Tildel forfaldne fakturaer (valgfrit) . Når en faktura bliver forfalden til betaling, skal du tildele den til en indsamlingsekspert til indsamlingsaktiviteter.

  2. Bekræft tilladte fradrag (valgfrit) . En kunde kan indsende en formular, der beskriver et fradragskrav i henhold til virksomhedens markedsføringsplan. Hvis det er tilfældet, skal du kontrollere kravet med marketingchefen og matche det med fradrag trukket af kunden. Hvis et fradrag kan spores til det tilladte fradrag, skal du indsende en godkendelsesformular til kreditnota for at udligne fradragets størrelse.

  3. Udsted dunning breve . Brug regnskabssoftwaren til at udskrive bogstaver med faste intervaller, hvor hver påpeger forfaldne fakturaer til kunderne. Gennemgå bogstaverne, og træk dem ud, som andre indsamlingsaktiviteter allerede er i gang med. Send eller mail de andre dunning breve til kunderne.

  4. Indled direkte kontakt . Hvis der stadig er forfaldne fakturaer, skal du ringe til kunderne for at diskutere årsagerne til manglende betaling. Efter hvert opkald skal du registrere detaljerne om opkaldet, herunder dato, kontaktet person, årsager til forsinket betaling og løfter om at betale.

  5. Afregne betalingsordninger (valgfrit) . Hvis det er nødvendigt at acceptere en længere betalingsperiode, skal du dokumentere vilkårene for de betalinger, der skal foretages, samt eventuelle renter, der skal betales, og eventuelle personlige garantier for betaling.

  6. Juster kreditgrænse (valgfrit) . På dette tidspunkt skal indsamlingspersonalet have tilstrækkelig information om en kundes økonomiske tilstand til at anbefale kreditpersonalet, hvis en reduktion eller afslutning af en kundes kreditgrænse er i orden. Kreditpersonalet er ansvarlig for at ændre en kreditgrænse - indsamlingspersonalet giver kun information.

  7. Overvåg betalinger under afviklingsordninger (valgfrit) . Hvis der er specielle betalingsplaner, skal du sammenligne planlagte betalingsdatoer med de datoer, hvor betalingerne faktisk modtages, og kontakte kunder, så snart det ser ud til, at de går glip af en planlagt betalingsdato. Dette niveau af overvågning er påkrævet for at forhindre kunder i at forsinke deres betalinger.

  8. Se indsamlingsbureauet . Når alle andre interne indsamlingsteknikker er forsøgt, skift fakturaer til et indsamlingsbureau. På dette tidspunkt skal kunden bestemt placeres på en kredit tilbageholdelsesliste.

  9. Sagsøge kunden (valgfrit) . Hvis alle andre alternativer har fejlet, skal du mødes med virksomhedens juridiske personale for at afgøre, om virksomheden har en tilstrækkelig sag mod en kunde til at vinde en dom over det i retten. Kunden skal også have tilstrækkelige aktiver til rådighed til at betale enhver dom over det. Hvis disse problemer synes gunstige, skal du give det juridiske personale tilladelse til at gå videre med en retssag.

  10. Afskriv resterende saldo . Hvis alle indsamlingsteknikker mislykkedes, skal du udfylde en godkendelsesformular til kreditnota i størrelsen på den eller de fakturaer, der skal afskrives.

  11. Udfør post mortem . Hvis der var et specifikt problem med virksomhedens systemer, der forårsagede en dårlig gæld, skal du indkalde til et møde for de mennesker, der er mest beslægtede med problemet for at diskutere en løsning. Tildel ansvar for handlingspunkter, dokumenter mødet og planlæg opfølgningsmøder efter behov.

Det er mere sandsynligt, at den skitserede indsamlingsprocedure vil blive brugt af nyt indsamlingspersonale. Mere erfarent personale skal have lov til at variere deres aktiviteter fra denne liste baseret på deres meninger om den bedste måde at indsamle hos bestemte kunder på.