Kontoplanen er en liste over alle konti, der er brugt i en organisations hovedbog. Diagrammet bruges af regnskabssoftwaren til at samle information i en virksomheds regnskaber. Diagrammet sorteres normalt i rækkefølge efter kontonummer for at lette opgaven med at finde bestemte konti. Regnskaberne er normalt numeriske, men kan også være alfabetiske eller alfanumeriske.
Konti er normalt opført efter rækkefølge i regnskabet, startende med balancen og fortsat med resultatopgørelsen. Kontoplanen begynder således med kontanter, indtægter gennem passiver og egenkapital og fortsætter derefter med konti for indtægter og derefter udgifter. Mange organisationer strukturerer deres kontoplan, så udgiftsoplysninger udarbejdes separat af afdelingen. således har salgsafdelingen, ingeniørafdelingen og regnskabsafdelingen alle det samme sæt udgiftskonti. Den nøjagtige konfiguration af kontoplanen vil være baseret på den enkelte virksomheds behov.
Typiske konti, der findes i kontoplanen, er:
Aktiver:
Kontanter (hovedcheckkonto)
Kontanter (lønningskonto)
Småpenge
Omsættelige værdipapirer
Tilgodehavender
Tillæg for tvivlsomme konti (kontrakonto)
Forudbetalte omkostninger
Beholdning
Anlægsaktiver
Akkumuleret afskrivning (kontrakonto)
Andre aktiver
Forpligtelser:
Tilgodehavender
Påløbne forpligtelser
Skatter, der skal betales
Løn betales
Noter betales
Aktionærers egenkapital:
Ordinære aktier
Foretrukne lager
Bevaret indtjening
Indtægter:
Indtægter
Salgsafkast og kvoter (kontrakonto)
Udgifter:
Omkostninger ved solgte varer
Reklameudgifter
Bankgebyrer
Afskrivninger
Skatomkostninger til løn
Lejeudgifter
Forbrugsudgifter
Hjælpeprogrammer
Lønudgifter
Andre udgifter
Bedste praksis for kontoplan
Følgende punkter kan forbedre kontoplanen for en virksomhed:
Konsistens . Det er af en vis betydning at indledningsvis oprette et kontoplan, der sandsynligvis ikke ændres i flere år, så du kan sammenligne resultaterne på den samme konto over en flerårig periode. Hvis du starter med et lille antal konti og derefter gradvist udvider antallet af konti over tid, bliver det stadig sværere at få sammenlignelige økonomiske oplysninger i mere end det forløbne år.
Lås ned . Tillad ikke datterselskaber at ændre standardkontoplanen uden en meget god grund, da mange versioner i brug gør det vanskeligere at konsolidere resultaterne af virksomheden.
Størrelsesreduktion . Gennemgå regelmæssigt kontolisten for at se, om nogen konti indeholder relativt ubetydelige beløb. Hvis ja, og hvis disse oplysninger ikke er nødvendige for særlige rapporter, skal du lukke disse konti og rulle de gemte oplysninger til en større konto. At gøre dette med jævne mellemrum holder antallet af konti nede på et overskueligt niveau.
Hvis du køber et andet selskab, er en nøgleopgave at flytte den overtagne virksomheds kontoplan til moderselskabets kontoplan, så du kan præsentere konsoliderede økonomiske resultater. Denne proces kaldes kortlægning af den erhvervede virksomheds oplysninger i moderselskabets kontoplan.
