Procedure for små kontanter

Fund Små kontanter

Når der tilføjes kontanter til en mindre kontant fond, er det grundlæggende koncept at erstatte beløbet på eventuelle kontanter, der tidligere er udbetalt fra fonden. Dette indebærer at opsummere alle udbetalinger og udstede kontanter tilbage til fonden for dette beløb. Proceduren for finansiering af små kontanter er beskrevet nedenfor:

  1. Komplet afstemningsformular . Udfyld en formular til afstemning af små kontanter, hvor depotmanden viser de resterende kontanter ved hånden, udstedte kuponer og eventuelt overskydende eller mindreårige. Kuponoplysningerne kan komme fra den lille pengebog. En regnskabsmedarbejder gennemgår og godkender formularen og sender en kopi til det regnskabsmæssige personale sammen med alle bilag, der henvises til på formularen. Den kontante depotbeviser bevarer en kopi.

  2. Få kontanter . Det personale, der skal betales, skaber en check udført til kassereren i det beløb, der er nødvendigt for at finansiere små kontanter til den angivne grænse. Kassereren deponerer checken og konverterer pengene til kontanter. Personalet, der skal betales, videresender afstemningsformularen til små kontanter til hovedbogskonsulenten.

  3. Føj kontanter til små kontante fonde . Kassereren giver kontanterne til depotmanden, som inkluderer det i pengekassen. Hvis der er en pengebog, registrerer depotmanden beløbet for de modtagne kontanter i bogen og opdaterer det løbende samlede kontantbeløb.

  4. Registrer bilag i hovedbogen . Hovedbokskontoren registrerer kuponbeløbene, der er anført i afstemningsformularen for små kontanter, som udgift i hovedbogen og arkiverer derefter formularen og vedlagte bilag.

Udbetale småpenge

Udbetalingsproceduren for småpenge er designet til at tilvejebringe tilstrækkelig dokumentation for hver udgift samt bevis for, at der faktisk er udbetalt midler. Proceduren for udbetaling af mindre kontanter er beskrevet nedenfor:

  1. Anmodninger om udbetaling af skærm . Udbetal kun midler til mindre forretningsudgifter.

  2. Lås op for småpenge . Hvis en udbetalingsanmodning falder inden for retningslinjerne for udbetaling af mindre kontanter, skal du låse den container op, hvori små kontanter er lagret. Af sikkerhedsmæssige årsager bør pengekassen altid være låst, når den ikke er i brug.

  3. Komplet kupon . Den person, der får godtgørelse, udfylder et refusionsbevis. Denne kupon skal indeholde det udbetalte beløb, typen af ​​udgift, datoen og den person, til hvem kontante penge blev betalt. Hvis der er en kvittering, som personen får tilbagebetaling for, hæftes den på kuponen. Dette trin er nødvendigt for at spore de typer udgifter, der foretages, som derefter kan opkræves på forskellige udgiftskonti.

  4. Udbetale kontanter . Tæl de kontanter, der udbetales, og lad modtageren også tælle det for at kontrollere det beløb, der betales. Modtageren af ​​kontanter skal derefter underskrive kuponen; dette giver bevis for, at depotmanden ikke udfyldte kuponen og blot lommer det tilsvarende kontantbeløb. Opbevar alle udfyldte kuponer i små kontanter.

  5. Opdater pengebog (valgfrit) . Hver gang et kupon er afsluttet, skal depotmanden straks opdatere den lille pengebog ved at tilføje beløb, type og dato for udgiften og opdatere den løbende kontantsaldo. Disse oplysninger kan også opretholdes på et elektronisk regneark.